Was ist bei der Archivierung Ihrer E-Mails zu beachten?

Da wir immer wieder auf Fragestellungen zur E-Mail-Archivierung stoßen, wollen wir heute gern dieses Thema näher beleuchten.

Grundsätzlich gilt, dass elektronische Dokumente in dem Format abzuspeichern sind, in dem sie empfangen wurden. Die Archivierung eines elektronischen Dokuments durch Ausdruck in Papierform ist nicht zulässig.

Dies ergibt sich aus dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 über die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Wann muss eine E-Mail nach GoBD archiviert werden?

Hat eine E-Mail die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbeleges, ist sie entsprechend der GoBD aufbewahrungspflichtig. Soweit eine E-Mail als reines Transportmittel für einen Anhang, z. B. eine Rechnung dient und keine weiteren steuerrelevanten Informationen beinhaltet genügt es, wenn nur die Rechnung im Originalformat aufbewahrt wird und nicht die E-Mail selbst. Achtung: In einem solchen Fall reicht ein Ausdrucken der Rechnung ebenfalls nicht aus.

Ergeben sich jedoch aus der E-Mail ergänzende Informationen zu der Rechnung, ist auch diese zu archivieren. Dabei müssen E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von nicht steuerrelevanten oder privaten E-Mails aufbewahrt werden.

Worauf ist bei der Archivierung zu achten?

Bei der Archivierung muss die Unveränderbarkeit der elektronischen Belege gewährleistet sein. Dies kann auf verschiedene Weise erreicht werden:

a) Hardware: Es wird auf unveränderbaren und fälschungssicheren Datenträgern (z. B. einmal beschreibbare DVDs) archiviert.

b) Software: Die elektronischen Dokumente werden im Archiv- oder Buchhaltungssystem unveränderbar festgeschrieben. Das System protokolliert sowohl den Anwender als auch alle Datenzugriffe und erstellt für jede Datei eine Änderungshistorie (Vermerke, Berichtigungen, Speichern in hauseigene Formate, etc.).

In Betracht kommt die Speicherung der E-Mails auf einem zentralen Server oder die Nutzung zusätzlicher Software, die üblicherweise in das E-Mail-Programm eingebunden wird. Auch ein professionelles DMS (Dokumentenverwaltungssystem) erfüllt die Anforderungen der GoBD zur Archivierung der E-Mails.

Bis zur Umsetzung einer automatisierten GoBD-konformen Archivierung ist es empfehlenswert, die aktuell verwendete Ablagestruktur (z. B. sämtliche Geschäftspost in einem separaten Ordner) in einer individuellen Verfahrensdokumentation zu beschreiben und durch Beschreibung des eingerichteten internen Kontrollsystems darzustellen, wie Veränderungen und Löschungen protokolliert werden.

Ergänzende Hinweise zur Archivierung elektronischer Kontoauszüge

Häufig werden von Banken Kontoauszüge nur noch in elektronischer Form erstellt. Hierbei handelt es sich dann regelmäßig um Dateien im TIFF- oder PDF-Format oder im maschinell auswertbaren CSV-Format.

Elektronische Kontoauszüge sind ebenfalls originär elektronische Daten. Diese müssen für 10 Jahre im elektronischen Format aufbewahrt werden, die Archivierung als Papierausdruck ist wiederrum nicht ausreichend.

Auch die einfache Aufbewahrung von Excel- oder CSV-Dateien ist nicht ausreichend, da diese Formate theoretisch änderbar sind.

Ein Abruf als originäres PDF-Format dürfte nach der derzeitigen Sichtweise der Finanzverwaltung vertretbar sein. Der Steuerpflichtige hat hier allerdings die Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhaltes) zu überprüfen und diese Prüfung zu dokumentieren und zu protokollieren, wie es in der Verfügung heißt.

Auch hier ist es empfehlenswert eine Verfahrensdokumentation zur konkreten Handhabung der Archivierung der elektronischen Kontoauszüge zu erstellen und durch die Beschreibung des internen Kontrollsystems darzustellen, welche Maßnahmen getroffen werden, um Manipulationen auszuschließen.

Darauf kommt es an

Viele Detailfragen sind bisher noch nicht geklärt und werden durch zukünftige Rechtsprechung hoffentlich klarer werden.

Wichtig ist aus unserer Sicht, einzelne Punkte Schritt für Schritt mit einem sinnvollen und vertretbaren Aufwand umzusetzen. Allen voran sollten Sie die Einhaltung der Vorgaben der Finanzverwaltung zur Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, richtigen und zeitgerechten Buchung, Ordnung und Unveränderbarkeit mittels Verfahrensdokumentation und Beschreibung des internen Kontrollsystems dokumentieren.

Dies gilt auch wenn ggf. nicht alle eingesetzten Systeme bzw. Programme automatisiert die Vorgaben der GoBD umsetzen, sondern dies durch intern vorgegebene Handlungsanweisung für die einzelnen Prozesse sichergestellt wird.

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