Was ist bei der Aufbewahrung von Lieferscheinen zu beachten?

Seit 2017 müssen Sie dank des 2. Bürokratieentlastungsgesetzes Lieferscheine nicht mehr aufheben. Ausnahmen gibt es dennoch. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen.

Am 12.05.2017 wurde das 2. Bürokratieentlastungsgesetz verabschiedet. Das Gesetz sieht ab dem Jahr 2017 unter Anderem den Wegfall der Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine vor. Empfangene Lieferscheine dürfen weggeworfen werden, sobald die entsprechende Rechnung eingegangen ist und alle Informationen enthält, die auf dem Lieferschein stehen.

Sie dürfen also Ihre Lieferscheine entsorgen, wenn der Lieferschein keinen Buchungsbeleg darstellt.

Wann Sie den Lieferschein trotzdem aufheben sollten

Es ist aber nach wie vor Vorsicht geboten, wenn der Lieferschein für die Rechnung relevante Angaben enthält. In Sammelrechnungen wird oftmals auf die Lieferscheine verwiesen. Ebenso sind handschriftliche Vermerke zu Fehlmengen und Retouren auf den Lieferscheinen üblich. Beides führt dazu, dass der Lieferschein zum Buchungsbeleg wird und nicht vernichtet werden darf. In diesen Fällen ist der Lieferschein weiterhin 10 Jahre aufzubewahren.

Im Ergebnis bleibt festzuhalten, dass insbesondere Apothekern die Gesetzesneuerung kaum Entlastung verschafft, da die meisten Lieferscheine vom Großhandel kommen und Rechnungsbestandteil sind. Damit dürfen diese Lieferscheine nicht vernichtet werden.

Archivierung auf CD wird nicht anerkannt

Großhändler und andere Lieferanten bieten an, Lieferscheine für Ihre Kunden auf einer CD zu archivieren und es stellt sich die Frage, ob dies GoBD-konform möglich ist und Sie Ihre Lieferscheine vernichten können.

Das Bayrische Landesamt für Steuern hat zur Archivierung von Rechnungen und Lieferscheinen auf CD in einer Verfügung vom 20.01.2017, S 0317.1.1 – 4/3 St 42 Stellung genommen.

Tatsächlich vertritt das LfSt Bayern die Auffassung, dass Sie mit der Aufbewahrung der Archivierungs-CD, die anhand von Daten des Lieferanten erstellt worden ist, Ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht erfüllen. Nach Meinung des LfSt Bayern gibt die Archivierungs-CD nicht die Originale des aufbewahrungspflichtigen Kunden wieder, sondern Unterlagen eines Dritten.

Auf der sicheren Seite mit dem Lieferschein im Original

Die Archivierungs-CD des Lieferanten genügt den Anforderungen der GoBD lt. Meinung der Finanzverwaltung nicht.

Sie sind also weiterhin verpflichtet, Lieferscheine welche für die Rechnung relevante Angaben enthalten und die sich nicht vollständig auf der Rechnung wiederfinden (d. h. auch handschriftliche Vermerke, wie oben dargestellt) 10 Jahre lang zu aufzubewahren.